El proceso de planificación: la clave para una estrategia eficaz de Revenue Management

En la siguiente entrada, te mostraremos los diferentes elementos clave en cualquier proceso de planificación de una estrategia de revenue management. El objetivo no es otro que resaltar la importancia de invertir esfuerzos y recursos en esta fase, ya que te facilitará la consecución de tus resultados de forma más rápida y eficaz.

Revenue Management: distintos caminos, mismo punto de partida

El revenue management se ha consolidado como una herramienta esencial para maximizar la rentabilidad en cualquier tipo de alojamiento. Cada negocio tiene características únicas y, por tanto, lo que funciona para tu alojamiento puede no ser efectivo para tus competidores y viceversa. En definitiva, no es un proceso rígido ni universal.

No obstante, lo que sí es inalterable e igual para todos los enfoques es su proceso de planificación. Una fase formada por dos elementos clave: la creación de un banco de datos y la planificación de objetivos. Vamos a ver brevemente qué pasos hay que seguir en cada una de ellas.

Creación del banco de datos: el pilar de la estrategia

Un banco de datos, también conocido como matriz o base de datos, es un conjunto de datos organizado, actualizado y completo que refleja tanto la información actual, como especialmente la histórica (a pasado) del negocio. Es el elemento clave no solo de tu estrategia de revenue management sino de la viabilidad de tu negocio, así que debe de ser tu aliado, no tu enemigo.

Por eso, es fundamental que esta base sea dinámica, con actualizaciones diarias que permitan ajustar la estrategia en tiempo real. Al mismo tiempo, debe ser versátil y capaz de manejar grandes volúmenes de datos. Además, debe estar organizada para facilitar el acceso a la información que realmente importa en cada análisis.

Así pues, teniendo en cuenta estas consideraciones, conviene revisar las dos grandes fuentes de datos que la nutren:

• Fuentes internas: aquí se incluyen todos los registros y sistemas propios del alojamiento, como el PMS, CRM, gestores de canales, análisis web y herramientas de servicio al cliente. Estos datos proporcionan información directa y detallada sobre los huéspedes, reservas, cancelaciones, patrones de consumo y producción diaria.

• Fuentes externas: datos que provienen de agentes externos o informes agregados, como plataformas de reserva online o informes turísticos municipales. Aunque no ofrecen detalles tan precisos como los internos, aportan un contexto valioso sobre la demanda del mercado, la competencia y tendencias generales del sector.
  

Un consejo: La prioridad debe estar en los datos internos, que son la base primaria para la toma de decisiones, mientras que los externos sirven para complementar y contrastar.

Planificación de objetivos: la ruta para alcanzar el éxito

Una vez que se dispone de datos fiables, el siguiente paso es definir objetivos claros y realistas que guíen la estrategia comercial. Esto implica entender muy bien el público al que se quiere llegar y establecer metas alineadas con la realidad del mercado. A continuación os desvemalos algunos puntos que necesitas resolver antes de considerar cualquier objetivo.

1. Definición del público objetivo

Antes de diseñar tus objetivos, es esencial identificar qué tipo de clientes queremos atraer. Establece unos criterios básicos para afinar tu publico objetivo. Por ejemplo: tipo de viajero (parejas, famílias, individual); nacionalidad y motivación de viaje.

Igualmente, te recomendamos no intentar captar un perfil muy diferente al habitual, sin considerar tus datos internos y la demanda real del destino, ya que puede derivar en objetivos poco viables.


2. ¿Cómo debe ser tu hoja de presupuesto?

A continuación, te adjuntamos una propuesta de cómo deberías estructurar tu hoja de presupuestos. El soporte, por tu comodidad, debe ser digital. Así que la mejor herramienta para trabajarla será una hoja de cálculo (Excel o Google). Una vez tengas el documento, divídelo en cuatro hojas:

• Hoja 1: datos del año de referencia (normalmente el año anterior) mes a mes, desglosados por segmentos y métricas clave como ocupación, precio medio y RevPAR.

• Hoja 2: misma estructura que la hoja 1, pero vacia, ya que aquí vas a añadir los números de forma detallada para la próxima temporada.

• Hoja 3: un resumen comparativo entre el ejercicio anterior y el presupuesto que has diseñado. De éste modo, podrás ver de manera más visual y clara aquellos meses, o indicadores, que presenten variaciones.

• Hoja 4: es más una recomendación que una obligación, pero crear un espacio para anotaciones y justificacione. Te facilitarça el análisis posterior y la explicación de posibles desviaciones.

3. Brutos y netos

En la planificación de objetivos es fundamental manejar tanto valores brutos (que incluyen impuestos y comisiones) como netos (lo que realmente queda para el alojamiento). Los valores netos son especialmente importantes para la gestión diaria del Revenue Manager, ya que reflejan los ingresos reales que cubrirán los costes y generarán beneficios.


4. Errores comunes a evitar

Cuando diseñes tus presupuestos, intenta evitar estos dos enfoques, ya que esto puede dar lugar a metas poco realistas y a estrategias poco efectivas:

• No bases el presupuesto solo en la cantidad de habitaciones vendidas y el precio medio del año anterior, sin considerar variables externas que influyen en la demanda y el comportamiento del cliente. Cambios en transporte, economía o hábitos de viaje pueden afectar significativamente los resultados.

• No utilices precios medios históricos de años muy distintos sin ponderar la evolución del mercado o la capacidad adquisitiva.

¿Tu estrategia cumple con estos requisitos?

Ya conoces los fundamentos clave para construir una estrategia de revenue management eficaz: una planificación bien estructurada mediante una base de datos sólida y objetivos realistas. Si no has invertido tiempo en lo que te hemos comentado anteriormente, ahora es el momento de dar el siguiente paso y ponerlo en práctica de forma ordenada y eficiente.

Sabemos que puede ser un desafío importante, así que para ayudarte en este proceso, hemos creado la chekclist “Los 10 pasos para un revenue rentable”, un recurso gratuito y directo que te permitirá auditar tu estrategia actual y detectar áreas de mejora concretas.

Esta checklist te servirá como hoja de ruta para aplicar, revisar o rediseñar tu enfoque de gestión de ingresos, asegurando que cada decisión esté alineada con la rentabilidad de tu alojamiento.

Descárgala ahora y empieza a transformar tus resultados desde hoy mismo. La rentabilidad está en tus manos —nosotros te ayudamos a construirla paso a paso.